Business Central AI: cómo Copilot y los agentes transforman la operativa empresarial

Introducción

La inteligencia artificial en Dynamics 365 Business Central ya no es una promesa genérica, sino una capa funcional integrada en la operativa diaria. Microsoft agrupa bajo Business Central AI un conjunto de capacidades de Copilot y de agentes que persiguen un objetivo muy concreto: reducir trabajo manual, acelerar decisiones y acercar la IA al contexto real del ERP.

La propuesta es especialmente relevante para organizaciones que desean mejorar productividad sin sacar los datos fuera de su plataforma de gestión. En lugar de llevar la información a herramientas externas poco gobernadas, Business Central incorpora experiencias de IA dentro del propio flujo de trabajo, con controles empresariales de seguridad, privacidad y cumplimiento.

En este artículo repasamos qué incluye Business Central AI, qué beneficios aporta a empresas y partners, qué requisitos hay que revisar y qué buenas prácticas conviene aplicar antes de desplegar estas capacidades en producción.

Qué es

Business Central AI es el conjunto de experiencias de inteligencia artificial disponible en Dynamics 365 Business Central. La documentación de Microsoft describe dos grandes bloques:

1. Copilot, un asistente que colabora con el usuario para sugerir, resumir, encontrar, analizar y acelerar tareas.
2. Agentes, asistentes autónomos orientados a automatizar procesos específicos con mínima intervención humana, manteniendo visibilidad y revisión durante la ejecución.

Esta aproximación permite combinar asistencia interactiva con automatización operativa. Copilot resulta más útil cuando una persona necesita apoyo contextual para avanzar más rápido; los agentes, en cambio, destacan cuando el proceso es repetitivo, continuo o basado en reglas y excepciones.

Principales características

Business Central AI cubre varias áreas funcionales del ERP:

1) IA para todo el mundo

• Chat con Copilot para localizar datos de empresa, entender campos, procesos y funcionalidades.
• Asistencia de análisis para transformar listas en vistas analíticas más útiles con lenguaje natural.
• Resumen para condensar el contexto de un registro en puntos clave.
• Autorrellenado para sugerir valores y reducir introducción manual de datos.

2) IA para finanzas

• Payables Agent para supervisar un buzón, interpretar facturas de proveedores, enlazarlas con pedidos o recepciones y preparar el proceso de revisión.
• Coincidencia de documentos electrónicos para asociar facturas electrónicas con pedidos y líneas de compra.
• Asistencia de conciliación bancaria para proponer emparejamientos y cuentas de contabilización.
• Integración con la solución financiera en Microsoft 365 Copilot para determinados escenarios financieros.

3) IA para inventario y cadena de suministro

• Sugerencias de sustitución de artículos cuando hay roturas de stock o discontinuidades.
• Sugerencia de emisiones de gases de efecto invernadero en diarios de sostenibilidad.

4) IA para ventas, atención y marketing

• Agente de pedidos de venta para automatizar solicitudes recibidas por correo y convertirlas en presupuestos o pedidos con supervisión.
• Sugerencias de líneas de venta a partir de texto, conversaciones o archivos.
• Sugerencias de texto de marketing para redactar descripciones de producto con apoyo de IA.

5) IA para configuración y productividad del sistema

• Sugerencias de series numéricas para estandarizar la numeración.
• Otras capacidades basadas en modelos no generativos, como búsqueda semántica de páginas e informes, previsión de inventario, predicción de pagos tardíos y análisis de flujo de caja.

Beneficios para las empresas

Desde la perspectiva de negocio, el valor de Business Central AI se resume en cinco ejes:

Más productividad operativa

Las tareas repetitivas de consulta, descripción, conciliación, tecleo o clasificación consumen tiempo de perfiles financieros, comerciales y administrativos. Al incrustar IA dentro del ERP, el usuario trabaja sobre el mismo dato y en la misma pantalla, con menos cambios de contexto.

Menos fricción y menos errores

Si un sistema sugiere coincidencias, líneas de venta, valores de campos o resúmenes contextuales, se reduce el esfuerzo manual y también la probabilidad de pequeños fallos operativos. Esto no elimina la validación humana, pero sí concentra el tiempo en revisar lo importante.

Automatización útil, no solo asistida

Los agentes elevan la apuesta: ya no solo ayudan a ejecutar, sino que pueden encargarse de partes del proceso de forma continuada. Esto resulta especialmente interesante en finanzas y ventas, donde el volumen y la repetición son altos.

Seguridad y gobernanza empresarial

Microsoft enfatiza que Copilot hereda los permisos del usuario y que no necesita trasladar la información a aplicaciones de IA no gestionadas. Además, Business Central ofrece controles administrativos para activar o desactivar capacidades, gobernar acceso y, cuando aplica, controlar el movimiento de datos entre geografías.

Adopción más sencilla

La IA también reduce barreras de aprendizaje. Chat, resumen o análisis asistido facilitan entender el sistema, localizar información y operar con más autonomía, algo valioso en procesos de onboarding o cuando se amplía el equipo.

Beneficios para partners y consultores

Para el ecosistema de partners, Business Central AI abre varias oportunidades claras:

• Acelerar proyectos de mejora con quick wins visibles para el cliente.
• Diseñar casos de uso sectoriales sobre ventas, compras, contabilidad o sostenibilidad.
• Prototipar agentes mediante el toolkit de desarrollo antes de construir extensiones definitivas.
• Reforzar la propuesta de valor del ERP con escenarios de automatización y experiencia de usuario avanzada.
• Guiar la gobernanza de permisos, activación de capacidades y criterios de despliegue.

La documentación del toolkit de agentes indica que está orientado a product owners, expertos de dominio, consultores y desarrolladores que quieren experimentar, validar casos y refinar requisitos antes de una implementación más profunda.

Casos de uso

A continuación, algunos escenarios especialmente relevantes:

1. Cuentas a pagar más eficientes: un agente procesa facturas entrantes, detecta excepciones y deja preparado el circuito de revisión.
2. Comercial más ágil: el usuario parte de un correo, una conversación o una descripción breve para generar líneas de venta o preparar una oferta.
3. Atención al cliente con continuidad: ante falta de stock, Copilot propone sustituciones y evita bloqueos en el proceso de venta.
4. Análisis de listas sin depender de exportaciones: equipos de negocio reformulan vistas con lenguaje natural y obtienen agrupaciones, filtros y totales más útiles.
5. Mejora del dato maestro: autorrellenado y series numéricas ayudan a normalizar información clave.
6. Sostenibilidad operativa: las sugerencias de emisiones apoyan el registro y seguimiento de información ambiental.

Requisitos y configuración

La documentación de Microsoft es clara en varios puntos:

• Business Central AI está disponible para Business Central Online; no para despliegues locales o nubes privadas.
• Copilot está incluido con la licencia de Business Central sin coste adicional, aunque Microsoft advierte de que en el futuro podrían existir políticas de uso justo, cuotas o precios.
• La configuración administrativa se realiza desde la página de Capacidades de Copilot y agente.
• Si el entorno usa una geografía distinta a la del servicio de Azure OpenAI correspondiente, puede ser necesario permitir el movimiento de datos entre geografías para habilitar determinadas capacidades.
• Las funcionalidades pueden requerir permisos de sistema o permisos específicos por característica.
• A partir de la actualización 25.0, la documentación indica que el movimiento de datos entre geografías y la activación de funcionalidades se habilitan por defecto, salvo que el administrador decida desactivar características concretas.
• Para algunas experiencias, Microsoft permite habilitar Bing Search con el fin de mejorar respuestas apoyándose en contenido web público.

En el caso del diseño de agentes, el toolkit documentado por Microsoft añade condiciones adicionales: capacidad de agente personalizado activada, permisos adecuados, entorno sandbox para experimentar y configuración de consumo cuando corresponda.

Buenas prácticas

Más allá de lo que indica la documentación, hay una serie de recomendaciones prácticas que conviene aplicar:

• Empezar por procesos con dolor operativo claro: por ejemplo, conciliación, cuentas a pagar o generación de propuestas comerciales.
• Definir criterios de éxito antes del despliegue: tiempo ahorrado, reducción de errores, menor tiempo de respuesta o volumen automatizado revisable.
• Separar asistencia de autonomía: no todos los procesos deben empezar con un agente; a veces Copilot es el mejor primer paso.
• Revisar permisos y perfiles antes de abrir capacidades a toda la organización.
• Pilotar con un grupo pequeño de usuarios de negocio y administración.
• Mantener supervisión humana en procesos con impacto contable, contractual o regulatorio.
• Documentar excepciones y puntos de escalado para que la automatización no esconda incidencias.
• Evaluar personalizaciones y extensiones instaladas para anticipar cómo pueden afectar a la experiencia y a la precisión.

Checklist de implantación

• Confirmar que el entorno es Business Central Online.
• Revisar disponibilidad por país/región e idioma de las capacidades objetivo.
• Verificar licencias, permisos y roles necesarios.
• Revisar la página de Capacidades de Copilot y agente.
• Validar si es necesario permitir movimiento de datos entre geografías.
• Seleccionar 2 o 3 casos de uso priorizados por impacto.
• Definir grupo piloto y métricas de adopción.
• Preparar guía de uso y revisión humana.
• Medir resultados y ajustar antes de escalar.
• Valorar agentes personalizados o extensiones si el caso lo requiere.

Resumen de funcionalidades

Conclusiones

Business Central AI representa una evolución lógica del ERP hacia una experiencia más asistida, más contextual y, en algunos casos, más autónoma. Su fortaleza no reside solo en “tener IA”, sino en integrarla donde ya ocurre el trabajo: el dato maestro, la venta, la compra, la conciliación o el análisis.

Para la empresa, esto significa productividad con mayor control. Para partners y consultores, una oportunidad real de rediseñar procesos y aportar valor tangible. Y para los usuarios finales, una forma más natural de interactuar con Business Central.

La recomendación práctica es sencilla: empezar por escenarios concretos, medir impacto y ampliar gradualmente. La combinación adecuada de Copilot, agentes y gobernanza puede convertir la IA en una capacidad operativa útil, no en una moda pasajera.

Referencias

Fuente original:

• Business Central AI - Microsoft Learn
• IA en Business Central - Microsoft Learn
• Configurar Copilot y capacidades de agente - Microsoft Learn
• Preguntas frecuentes sobre Copilot - Microsoft Learn
• Designing and coding agents (preview) - Microsoft Learn
• What’s new and planned for Dynamics 365 Business Central, 2026 release wave 1 - Microsoft Learn

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Cómo transferir inventario entre ubicaciones en Business Central

Introducción

En entornos empresariales con múltiples almacenes, delegaciones o centros logísticos, gestionar correctamente el movimiento de inventario es crítico para mantener la precisión del stock y optimizar la cadena de suministro.

Microsoft Dynamics 365 Business Central proporciona herramientas específicas para transferir productos entre ubicaciones, permitiendo controlar todo el proceso de forma estructurada y trazable.

Qué es

La funcionalidad de transferencia de inventario en Business Central permite mover productos entre ubicaciones mediante dos métodos principales:

• Órdenes de transferencia
• Diarios de reclasificación de productos

Ambos enfoques permiten actualizar el stock, pero con diferentes niveles de control y complejidad.

Principales características

• Gestión de transferencias entre múltiples ubicaciones
• Control de cantidades en tránsito
• Planificación con fechas de envío y recepción
• Configuración de rutas de transferencia
• Gestión de ubicaciones con distintos niveles de complejidad
• Posibilidad de transferencias directas o controladas

Beneficios para las empresas

• Mayor visibilidad del inventario en tiempo real
• Reducción de errores en la gestión de stock
• Mejora en la planificación logística
• Control total del inventario en tránsito
• Optimización de procesos entre almacenes

Beneficios para partners y consultores

• Escenarios amplios de implementación
• Adaptabilidad a modelos logísticos complejos
• Integración con procesos de planificación
• Configuración flexible

Casos de uso

• Transferencia entre almacenes centrales y delegaciones
• Reposición de stock en puntos de venta
• Movimientos entre centros logísticos
• Ajustes logísticos internos
• Regularización de inventario sin ubicación

Requisitos y configuración

Antes de utilizar esta funcionalidad es necesario:

• Definir ubicaciones
• Configurar rutas de transferencia
• Establecer códigos de transporte (opcional)
• Definir ubicación en tránsito

Buenas prácticas

• Utilizar órdenes de transferencia cuando se requiera trazabilidad
• Usar diarios de reclasificación para movimientos simples
• Configurar correctamente rutas logísticas
• Mantener consistencia en códigos de ubicaciones
• Monitorizar inventario en tránsito

Checklist de implantación

✅ Ubicaciones creadas
✅ Rutas de transferencia configuradas
✅ Ubicación de tránsito definida
✅ Usuarios formados
✅ Procedimientos documentados

Resumen de funcionalidades

Conclusiones

La gestión de transferencias en Business Central es una funcionalidad clave para empresas con operaciones distribuidas. Permite mantener la precisión del inventario, mejorar la eficiencia logística y garantizar la trazabilidad de los movimientos.

Implementar correctamente estas capacidades aporta ventajas competitivas significativas en entornos cada vez más exigentes.

Referencias

Fuente original:

https://github.com/MicrosoftDocs/dynamics365smb-docs/blob/main/business-central/inventory-how-transfer-between-locations.md

Modelo semántico de Manufacturing en Power BI para Business Central

Introducción

En el contexto actual de transformación digital, la industria manufacturera necesita herramientas que permitan convertir grandes volúmenes de datos en información útil y accionable. Dynamics 365 Business Central, combinado con Power BI, da respuesta a este reto mediante el modelo semántico de la aplicación de Manufacturing.

Este modelo permite estructurar los datos productivos de forma eficiente, facilitando su análisis y proporcionando una base sólida para la toma de decisiones estratégicas.

Qué es

El modelo semántico de la app de Manufacturing en Power BI es una representación analítica de los datos que se basa en un esquema de tipo estrella (Star Schema).

Este modelo divide la información en dos componentes principales:

• Tablas de hechos: contienen datos transaccionales relacionados con la producción.
• Tablas de dimensiones: añaden contexto a los datos, permitiendo análisis más detallados.

Gracias a esta estructura, se mejora el rendimiento del análisis y la claridad en la interpretación de datos.

Principales características

• Modelo de datos basado en Star Schema
• Separación clara entre datos transaccionales y dimensiones
• Optimización para agregaciones como SUM, COUNT y AVG
• Integración directa con Business Central
• Preparado para análisis avanzados en Power BI
• Escalable para grandes volúmenes de información

Tablas de hechos principales

• Entradas del libro de capacidad
• Líneas de órdenes de producción
• Movimientos de inventario
• Entradas de valor
• Necesidades de capacidad

Tablas de dimensiones

• Producto
• Ubicación
• Centro de trabajo
• Enrutamientos
• Calendarios

Beneficios para las empresas

Implementar este modelo semántico proporciona ventajas clave:

• Mayor visibilidad de los procesos productivos
• Mejora en la eficiencia operativa
• Reducción de tiempos de análisis
• Identificación de cuellos de botella
• Toma de decisiones basada en datos fiables

Además, facilita la alineación entre áreas operativas y estratégicas.

Beneficios para partners y consultores

Para partners tecnológicos y consultores, este modelo supone un importante acelerador:

• Reducción del tiempo de desarrollo en proyectos BI
• Base estándar reutilizable
• Mejora del time-to-market
• Incremento del valor añadido en proyectos
• Posibilidad de ampliar con KPIs personalizados

Casos de uso

El modelo se puede aplicar en múltiples escenarios:

• Análisis de eficiencia productiva
• Seguimiento de órdenes de fabricación
• Control de costes de producción
• Evaluación de uso de recursos
• Identificación de desviaciones operativas

También es clave en la construcción de cuadros de mando ejecutivos.

Requisitos y configuración

Para implementar el modelo se necesita:

• Business Central en entorno online
• Licencia de Power BI (Pro o Premium)
• Instalación de la app de Manufacturing en Power BI
• Configuración de un workspace en Power BI

La solución incluye:

• APIs de acceso a datos
• Modelo semántico predefinido
• Informes listos para usar

Buenas prácticas

Para maximizar el rendimiento del modelo:

• Mantener una estructura de datos limpia
• Validar relaciones entre tablas
• Definir métricas clave correctamente
• Optimizar el uso de DAX
• Limitar el volumen de datos innecesarios
• Monitorizar el rendimiento del modelo

Checklist de implantación

✅ Activar entorno Business Central
✅ Configurar Power BI
✅ Instalar app de Manufacturing
✅ Validar modelo semántico
✅ Revisar calidad de datos
✅ Crear dashboards
✅ Formar a usuarios

Resumen de funcionalidades

Conclusiones

El modelo semántico de la app de Manufacturing en Power BI para Business Central representa un componente clave para cualquier organización que quiera evolucionar hacia un modelo de gestión basado en datos.

Gracias a su arquitectura optimizada y su integración nativa, permite mejorar la eficiencia operativa, aumentar la visibilidad del negocio y tomar decisiones más rápidas y precisas.

En un entorno cada vez más competitivo, este tipo de soluciones se convierte en un elemento diferencial para las empresas industriales.

Referencias

Fuente original:

https://github.com/MicrosoftDocs/dynamics365smb-docs/blob/main/business-central/manufacturing-powerbi-app-semantic-model.md ``

Cómo resolver errores de sincronización entre Shopify y Business Central de forma eficiente

Introducción

La integración entre Shopify y Dynamics 365 Business Central es clave para cualquier organización que quiera operar con eficiencia en eCommerce. Sin embargo, la sincronización entre ambas plataformas no siempre funciona como se espera.

Errores en pedidos, productos o clientes pueden generar inconsistencias, retrasos operativos e incluso pérdida de ventas.

En este artículo abordamos cómo detectar, diagnosticar y resolver problemas de sincronización de manera estructurada, siguiendo las mejores prácticas recomendadas por Microsoft.

Qué es

El troubleshooting de Shopify en Business Central es el conjunto de herramientas y métodos que permite identificar incidencias en la integración, entender su causa raíz y corregirlas.

Este proceso se apoya principalmente en:

• Ejecución de sincronización controlada
• Logs de integración
• Análisis de datos intercambiados
• Gestión de errores y registros omitidos

Principales características

Business Central ofrece múltiples capacidades para facilitar la resolución de problemas:

• 🔍 Ejecución en foreground (tiempo real)
• 🧾 Sistema de logging configurable
• 🔄 Captura de request y response
• 📊 Revisión de logs detallados
• 🧹 Políticas de retención de datos
• ⚠️ Identificación de registros omitidos

Beneficios para las empresas

• Mejora la continuidad operativa
• Reduce tiempos de resolución de incidencias
• Aumenta la fiabilidad de los datos
• Evita pérdidas de información crítica
• Mejora la experiencia del cliente final

Beneficios para partners y consultores

• Diagnóstico estructurado y repetible
• Reducción del tiempo de soporte
• Mejora la calidad de implantación
• Capacidad de análisis técnico profundo
• Estandarización de procedimientos

Casos de uso

Escenarios más comunes en proyectos reales:

• Pedidos que no se importan a Business Central
• Productos que fallan durante la sincronización
• Errores al exportar datos a Shopify
• Problemas en devoluciones o reembolsos
• Sincronizaciones incompletas o inconsistentes

Requisitos y configuración

Para poder hacer troubleshooting correctamente es necesario:

• Acceso a Shopify Shop Card
• Configuración activa del conector
• Permisos adecuados en BC
• Logging habilitado
• Integración correctamente autenticada

Buenas prácticas

✅ 1. Ejecutar la sincronización en primer plano

Permite ver errores en tiempo real.

📌 Tip:
Evita depender del Job Queue en fases de diagnóstico.

✅ 2. Activar el logging correctamente

Opciones disponibles:

• Error Only → mínimo impacto
• All → máximo detalle

📌 Nota importante:
El modo “All” puede afectar al rendimiento si se mantiene activo continuamente.

✅ 3. Analizar logs de integración

Revisar siempre:

• Request enviado
• Response recibido
• Código de estado
• Mensaje de error

📌 Tip de consultoría:
El Request ID es clave cuando se escala una incidencia.

✅ 4. Revisar registros omitidos

El sistema puede saltar registros inválidos sin detener la sincronización.

📌 Ejemplos típicos:

• Cliente inexistente
• Producto bloqueado
• Datos obligatorios vacíos

✅ 5. Gestionar los logs correctamente

• Retención estándar: 1 mes
• Eliminación manual de logs antiguos
• Control del tamaño de base de datos

📌 Nota técnica:
Una mala gestión de logs puede impactar seriamente en rendimiento.

Checklist de implantación

Resumen de funcionalidades

Conclusiones

El troubleshooting en Shopify + Business Central no debe entenderse como una acción reactiva, sino como una práctica continua dentro del ciclo de vida de la integración.

Una estrategia basada en:

• Visibilidad completa
• Análisis estructurado
• Buenas prácticas de logging

permite reducir drásticamente los errores, mejorar la calidad del dato y garantizar la estabilidad del sistema.

💡 En entornos reales, la diferencia entre una integración “funcional” y una “excelente” está en la capacidad de diagnóstico.

Referencias

Fuente original:

https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/business-central/shopify/troubleshoot

Cómo acreditar sostenibilidad en artículos y proveedores

En muchas organizaciones, la sostenibilidad ya no se gestiona como un discurso corporativo aislado. Se ha convertido en una exigencia operativa, comercial y regulatoria. Clientes, partners, equipos de compras y responsables de cumplimiento piden evidencias verificables: qué proveedores cumplen determinados estándares, qué productos incorporan criterios medioambientales y cómo se documenta esa información dentro de los procesos de negocio.

Ahí es donde entra en juego la funcionalidad Sustainability Certificates de Dynamics 365 Business Central. Esta capacidad permite registrar y utilizar certificados de sostenibilidad para proveedores y artículos, aportando una estructura clara para clasificar, verificar y consultar información relacionada con estándares ESG.

Más allá del dato, lo interesante es el enfoque: Business Central no trata el certificado como un comentario libre o una nota auxiliar, sino como una entidad gestionable con atributos definidos. En la práctica, esto ayuda a ordenar la información, mejorar la toma de decisiones y preparar a la empresa para nuevos requerimientos de transparencia en la cadena de suministro.

Por qué esta funcionalidad importa ahora

El mercado exige cada vez más pruebas de sostenibilidad, no solo declaraciones. Las empresas necesitan demostrar que trabajan con proveedores responsables, que compran o fabrican productos alineados con criterios ambientales y que pueden respaldar esas afirmaciones con datos estructurados.

Los certificados de sostenibilidad cumplen precisamente esa función. Sirven como verificación independiente de que una empresa o un producto cumple ciertos criterios medioambientales, sociales o de gobernanza. En términos de negocio, eso se traduce en varios beneficios:

• Mayor confianza con clientes y socios.
• Mejor control de la cadena de suministro.
• Reducción de riesgos reputacionales y de cumplimiento.
• Trazabilidad más sólida para auditorías, concursos y reporting.
• Base documental para iniciativas de economía circular y producto sostenible.

Desde el punto de vista operativo, tener esta información dentro del ERP evita dispersarla entre hojas de cálculo, correos o repositorios difíciles de mantener.

Qué permite registrar Business Central

La funcionalidad está pensada para que el certificado tenga una estructura clara y reutilizable. Al crear un certificado, Business Central permite definir elementos como:

• Tipo: si el certificado aplica a un proveedor o a un artículo.
• Número.
• Nombre.
• Área del certificado.
• Estándar del certificado.
• Emisor.
• Valor, cuando el certificado incluye una medida cuantificable.

Este diseño es importante porque separa la clasificación del certificado en dos dimensiones que ayudan mucho en entornos reales:

1. Área del certificado

El área representa la temática o ámbito específico que cubre el certificado. Sirve para agrupar certificados similares según sus características. Por ejemplo, una organización podría utilizar áreas relacionadas con eficiencia energética, gestión de residuos, reciclabilidad, abastecimiento responsable o huella ambiental.

2. Estándar del certificado

El estándar identifica el marco o referencia concreta del certificado. Según la documentación, estos estándares deberían ofrecer criterios verificados, transparentes y medibles, alineados con marcos ESG internacionales. Esto refuerza la fiabilidad del dato y ayuda a distinguir entre una simple declaración interna y una acreditación con mayor robustez.

Cómo se configura: una secuencia lógica y sencilla

La configuración sigue una lógica muy razonable:

Paso 1. Crear áreas de certificado

Primero se crean las áreas de certificado de sostenibilidad. Para ello, se accede a la página correspondiente de áreas, se da de alta un nuevo registro y se informan los campos de número y nombre.

Paso 2. Crear estándares de certificado

A continuación, se definen los estándares. De nuevo, el proceso consiste en abrir la página específica de estándares, crear un nuevo registro y completar su número y nombre.

Paso 3. Crear el certificado de sostenibilidad

Después se crea el certificado propiamente dicho. En este punto se indica si el certificado es para vendor o item, junto con su número, nombre, área, estándar, emisor y, si procede, un valor cuantificable.

Un detalle especialmente útil es que Business Central también permite crear el certificado directamente desde la ficha del proveedor o del artículo. En ese caso, el tipo se completa automáticamente en función del origen, reduciendo errores y agilizando el mantenimiento.

Cómo se utiliza en proveedores y artículos

Una vez creado el certificado, el siguiente paso es vincularlo a los registros maestros correspondientes.

En proveedores

El certificado se puede asignar desde la ficha del proveedor, dentro de la información general. Esto facilita identificar de forma rápida qué proveedores cuentan con una acreditación concreta y abre la puerta a procesos de selección, segmentación o filtrado más consistentes.

En artículos

En el caso de los artículos, la relación se gestiona desde la ficha del producto, dentro de la sección de sostenibilidad. Esto resulta especialmente valioso cuando el foco está en la trazabilidad del producto, la comunicación comercial o la preparación para requisitos normativos que exigen evidencias a nivel de artículo.

Casos de uso con impacto real

Aunque la funcionalidad parece sencilla, su valor aumenta mucho cuando se conecta con procesos empresariales habituales:

Compras responsables

Los equipos de compras pueden priorizar proveedores con certificaciones reconocidas. Eso ayuda a profesionalizar la evaluación de terceros y a reforzar políticas internas de procurement sostenible.

Catálogo de producto con atributos ESG

Si determinadas líneas de producto requieren demostrar reciclabilidad, eficiencia o cumplimiento de estándares concretos, el certificado pasa a ser un atributo gestionable dentro del ERP, no un dato externo difícil de mantener.

Reporting para clientes y auditorías

Cuando un cliente solicita evidencias de sostenibilidad o un auditor pide respaldo documental, disponer del certificado estructurado en Business Central simplifica la respuesta y reduce tiempos de búsqueda.

Gobierno del dato ESG

A medida que la sostenibilidad gana peso en compliance y reporting, es clave tener datos consistentes, normalizados y accesibles. Los certificados ayudan a reforzar ese gobierno del dato.

Conexión con el Digital Product Passport (DPP)

Uno de los puntos más relevantes de la documentación es la relación con los requisitos de Digital Product Passport. Business Central indica que el soporte para estos requisitos ayuda a las empresas a responder a futuras exigencias europeas de sostenibilidad, mediante la captura de datos ambientales clave directamente en el sistema.

En este contexto, la documentación destaca tres campos de especial interés en la ficha del artículo:

• Recyclability Percentage: porcentaje de contenido reciclable del producto.
• Energy Efficiency Ratings: información estandarizada sobre eficiencia energética, como la categoría o etiqueta.
• End-of-Life Information: instrucciones de eliminación, reciclaje, devolución o notas sobre impacto ambiental.

Esto es especialmente relevante para organizaciones que quieren anticiparse a escenarios donde la trazabilidad del producto y la transparencia ambiental dejarán de ser diferenciales para convertirse en requisitos prácticamente obligatorios.

Importante: QR y DPP

La documentación también aclara un matiz importante: Business Central no genera códigos QR incrustados para DPP. Sin embargo, sí proporciona datos que pueden exponerse a una herramienta externa desde la que trabajar la URL asociada al código QR.

Es decir, el ERP puede actuar como fuente fiable del dato, mientras que la experiencia final del pasaporte digital puede completarse con soluciones complementarias.

Encaje dentro de la estrategia de sostenibilidad de Business Central

Aunque este artículo se centra en los certificados, conviene ver la funcionalidad dentro del marco más amplio de sostenibilidad de Business Central. Microsoft documenta capacidades para gestionar emisiones de gases de efecto invernadero, intensidad de agua y residuos, así como la recopilación de datos mediante diarios de sostenibilidad, diarios generales y documentos de compra.

Además, el enfoque incorpora categorías como Scope 1, Scope 2 y Scope 3, junto con emisiones fuera de alcance y métricas de agua y residuos. Esto sitúa los certificados en un ecosistema más completo: no solo sirven para validar atributos de proveedores o artículos, sino también para formar parte de una arquitectura de información ESG más madura.

Buenas prácticas para implantar Sustainability Certificates

Más allá de la configuración técnica, hay varias recomendaciones prácticas que pueden marcar la diferencia:

1. Definir una taxonomía clara

Antes de cargar certificados, conviene consensuar qué áreas y estándares se van a utilizar. Una taxonomía desordenada provoca duplicidades y dificulta el reporting.

2. Establecer criterios de validación

No todos los certificados tienen el mismo peso. Es recomendable definir una política interna sobre qué emisores o qué tipos de acreditación se consideran válidos para cada caso.

3. Alinear compras, sostenibilidad y datos maestros

La calidad del dato mejora mucho cuando compras, compliance, sostenibilidad y administración funcional trabajan con un criterio compartido.

4. Pensar en reporting desde el principio

Si el objetivo final es segmentar proveedores, documentar productos o responder a auditorías, conviene modelar la estructura del dato con ese uso final en mente.

5. Preparar la evolución hacia DPP

Aunque no todas las empresas estén ya obligadas a reportar con este nivel de detalle, capturar bien la información desde ahora reduce fricción futura.

Conclusión

Sustainability Certificates en Business Central es una funcionalidad pequeña en apariencia, pero estratégica en significado. Permite transformar la sostenibilidad en un dato estructurado dentro del ERP, vinculando certificados a proveedores y artículos con una lógica consistente, reutilizable y orientada a negocio.

Para partners, consultores y responsables funcionales, esta característica abre una conversación muy actual: cómo pasar de la narrativa ESG a la gestión operativa de evidencias. Y para las empresas, representa un paso práctico hacia una cadena de suministro más transparente, un catálogo de producto más trazable y una mejor preparación ante los requisitos regulatorios que ya están llamando a la puerta.

En definitiva, no se trata solo de registrar certificados. Se trata de convertir la sostenibilidad en información fiable, accesible y accionable.

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Sustainability Certificates en Business Central: guía práctica para proveedores y artículos

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Descubre cómo configurar y usar Sustainability Certificates en Dynamics 365 Business Central para proveedores y artículos, y cómo prepararte para requisitos como Digital Product Passport.